Naar de inhoud

SoulPlanner

Inloggen

Privacyverklaring SoulPlanner

Versie 1.5. Laatst gewijzigd op 1 oktober 2026.

SoulPlanner wordt aangeboden door Mediumschool Amsterdam HemelsWijs B.V., in deze verklaring HemelsWijs of "wij". Op deze pagina lees je in gewone taal wat er met je gegevens gebeurt als je onze website bezoekt, ons een bericht stuurt of je praktijk aanmeldt.

1. Waar deze verklaring over gaat

Deze verklaring gaat over de gegevens waarvoor wij zelf verantwoordelijk zijn: wat er gebeurt als je deze website bekijkt, als je ons mailt en als je je praktijk aanmeldt.

Als je een afspraak boekt bij een praktijk. Boek je via SoulPlanner een afspraak bij een praktijk, dan is die praktijk verantwoordelijk voor je gegevens en niet wij. Wij verwerken ze dan alleen in opdracht van die praktijk, volgens de verwerkersovereenkomst die wij met haar hebben. Hoe de praktijk met je gegevens omgaat, lees je via de link "Privacy bij" met de naam van de praktijk, in het scherm waarin je je gegevens invult. Wat wij zelf zien als je deze website bezoekt, staat in sectie 3. Hoe wij met wijzigingen van deze verklaring omgaan, staat in sectie 9.

2. Wie wij zijn

SoulPlanner wordt aangeboden door Mediumschool Amsterdam HemelsWijs B.V.

TT Vasumweg 122, 1033 SH Amsterdam
Kamer van Koophandel 86201409
E-mail: ikwil@soulplanner.nl

Voor alles wat in deze verklaring staat, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Berichten van vóór 30 september 2026. Wij bieden SoulPlanner aan sinds 30 september 2026. Berichten die vóór die dag op ikwil@soulplanner.nl zijn binnengekomen, zijn niet bij ons binnengekomen maar bij CijferZaak B.V., die handelt onder de naam Bytesmid, TT Vasumweg 122-b, 1033 SH Amsterdam, Kamer van Koophandel 91369444. Voor die berichten is zij de verwerkingsverantwoordelijke, en dat is zij vandaag nog steeds: ze zijn niet aan ons overgedragen. Tussen 15 augustus en 30 september 2026 kwamen er op dat adres alleen testberichten binnen, verstuurd om te controleren of de mail werkt. Berichten van bezoekers, van klanten of van hun cliënten zijn er in die periode niet binnengekomen.

Wil je weten wat er met zo’n bericht is gebeurd, of wil je het laten verwijderen, gebruik dan gewoon het adres uit sectie 10. Dat komt bij dezelfde mensen binnen, en wij zorgen dat je vraag bij de juiste partij terechtkomt. CijferZaak bewaart die berichten op dezelfde manier als wij in sectie 7 beschrijven: zolang ze nodig zijn om je vraag af te handelen, en daarna nog zolang het redelijk is om te verwachten dat je erop terugkomt.

Komt het beheer van die berichten later alsnog bij ons, dan zetten we dat op deze pagina onder een nieuw versienummer, en laten we het je weten voordat we ze gebruiken.

3. Als je onze website bezoekt

Onze websitehosting legt in serverlogboeken technische gegevens vast, zoals je IP-adres, het tijdstip van je bezoek en de pagina die je opvroeg. Dat gebeurt om de website veilig en bereikbaar te houden en om misbruik te kunnen onderzoeken; onze grondslag is ons gerechtvaardigd belang daarbij.

Onze website draait bij Netlify, Inc., gevestigd in de Verenigde Staten, dat deze gegevens mede daar verwerkt. Die doorgifte rust op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-US Data Privacy Framework, waaraan Netlify deelneemt.

Wij bepalen dat onze website bij deze partij draait. Wat er daarna in haar eigen beveiligingslogboeken gebeurt, bepaalt zij. Wij kunnen die logboeken niet inzien: wat wij van haar te zien krijgen zijn uitsluitend totalen over het verkeer, zoals het aantal bezoeken en het foutpercentage, zonder enig gegeven over een afzonderlijke bezoeker. De bewaartermijn van de logboeken wordt daarom bepaald door het beveiligingsbeleid van de hostingpartij en niet door ons.

4. Als je ons mailt

Mail je ons op ikwil@soulplanner.nl, dan verwerken wij je e-mailadres, je naam als je die erbij zet, en de inhoud van je bericht. Dat doen wij voor twee dingen, en voor niets anders.

  1. Om je vraag te beantwoorden. Onze grondslag is ons gerechtvaardigd belang om berichten die binnenkomen ook te kunnen beantwoorden. Schrijf je ons omdat je met je praktijk mee wilt doen zodra dat kan, dan zetten wij op jouw verzoek de eerste stappen om een overeenkomst voor te bereiden, en dat is dan de grondslag.
  2. Om je één keer te laten weten wanneer SoulPlanner opengaat, als je daarom vraagt. Onze grondslag is dat je er zelf om vraagt: die vraag is je toestemming. Wij bewaren je adres tot wij je dat ene bericht hebben gestuurd en verwijderen het daarna. Wil je het eerder niet meer, dan is één regel terug genoeg en halen wij je adres meteen weg.

Wij zetten je adres niet in een nieuwsbrieflijst en niet in een mailingprogramma. Je krijgt van ons geen reclame, en wij geven je adres aan niemand door.

4a. Als je je praktijk aanmeldt

Meld je je praktijk aan, dan verwerken wij de gegevens die je in het aanmeldscherm invult: je naam, je e-mailadres, je telefoonnummer, de naam van je praktijk, je adres en je plaats, en als je die invult ook je KvK-nummer en hoe je ons gevonden hebt. Wij gebruiken die gegevens om de overeenkomst met je te sluiten en uit te voeren. Je KvK-nummer is niet verplicht; laat je het leeg, dan heeft dat geen gevolgen.

  1. De code per e-mail. Voordat je verder kunt, sturen wij een code van zes cijfers naar het adres dat je hebt ingevuld. Zo stellen wij vast dat het adres van jou is en voorkomen wij dat iemand zich op andermans adres aanmeldt. Die controle loopt via de partij die onze databank verzorgt, en de mail met de code gaat via de partij die onze uitgaande e-mail verstuurt; zie sectie 6. De code is korte tijd geldig, en je kunt er per kwartier een beperkt aantal aanvragen.
  2. Wat wij vastleggen op het moment dat je het abonnement afsluit. Wij leggen vast welke versie van de algemene voorwaarden je hebt aanvaard, en daarmee van de verwerkersovereenkomst die erbij hoort, welke versie van de zin waarop je hebt aangevinkt, het tijdstip, je naam en je e-mailadres, en je verzoek om SoulPlanner meteen te laten beginnen. Dat is ons bewijs van wát je hebt aanvaard en wanneer, en het is net zo goed jouw bewijs. Artikel 5 lid 5 van onze algemene voorwaarden schrijft die vastlegging voor. Vraag je erom, dan sturen wij je een kopie van je eigen akkoord.
  3. De bevestigingsmail. Wij bevestigen je aanmelding per e-mail. Bij die bevestiging zitten de algemene voorwaarden, de verwerkersovereenkomst en het modelformulier voor herroeping, zodat je ze kunt opslaan en later kunt teruglezen. Die mail gaat via de partij die onze uitgaande e-mail verstuurt; zie sectie 6.
  4. Ons eigen bericht. Van je aanmelding krijgen wij zelf een bericht in onze mailbox, met de gegevens die je hebt ingevuld, zodat wij je aanmelding kunnen afhandelen. Voor die mailbox geldt wat in sectie 6 punt 2 staat.
  5. De betaling. Wij incasseren op dit moment niet: je betaalt per overboeking na de factuur, zoals in artikel 12a lid 3 van de algemene voorwaarden staat. Wij gebruiken je gegevens dus om je een factuur te sturen en je betaling te verwerken, en wij bewaren die factuur in onze administratie. Bij het aanmelden vragen wij niet naar je rekeningnummer en leggen wij geen machtiging vast.

Wat wij bij het aanmelden niet doen. Wij vragen bij het aanmelden niet naar gegevens over je cliënten. Boeken je cliënten later bij je, dan verwerken wij hun gegevens in jouw opdracht; hoe dat gaat, staat in de verwerkersovereenkomst. Wij gebruiken je aanmelding niet om je reclame te sturen.

4b. Als je je overeenkomst herroept

Herroep je je overeenkomst met de knop op soulplanner.nl/herroepen, dan verwerken wij je naam, het e-mailadres waarmee je je hebt aangemeld, het e-mailadres voor de bevestiging, en de datum en het tijdstip waarop je de herroeping indient. Wij gebruiken die gegevens om je herroeping te verwerken, om je een ontvangstbevestiging te sturen, en om later te kunnen aantonen dat en wanneer je hebt herroepen. De wet verplicht ons die functie en die bevestiging aan te bieden; dat is ook de grondslag. De bevestiging gaat ook naar het adres waarmee je je hebt aangemeld, zodat je merkt als iemand anders dit op jouw naam doet. Heb je herroepen zonder in te loggen en zonder de link uit je mail, dan vragen we je op dat adres om te bevestigen dat jij het was. De gegevens staan in onze databank en de bevestiging gaat via de partij die onze uitgaande e-mail verstuurt; zie sectie 6. Wij bewaren ze even lang als je aanmelding en je overeenkomst; zie sectie 7.

Om misbruik van het herroepingsformulier te voorkomen, gebruiken we het IP-adres waarmee je het formulier verstuurt. We bewaren dat adres niet zelf. We bewaren alleen een afgeleide ervan (een hash), gemaakt met een sleutel die elke dag verandert, en een telling. Zolang die sleutel bestaat, twee dagen, is de hash in theorie terug te rekenen naar je IP-adres. Daarna kan dat niet meer, en wissen we hem. Onze databank gaat elke dag versleuteld in een reservekopie. Daarin kan de afgeleide, samen met de sleutel van die dag, nog ruim twaalf maanden staan (zie sectie 7). Die reservekopieën gebruiken we alleen om na een storing gegevens terug te zetten. We doen dit op grond van ons gerechtvaardigd belang: het formulier moet voor iedereen blijven werken en mag niet misbruikt worden.

5. Cookies en lokale opslag

Deze website plaatst geen cookies, en dat is geen afweging maar een meting. Er staan geen meetscripts, geen trackers en geen advertentiecode op. Er wordt ook geen enkel bestand van een andere partij ingeladen; het lettertype dat je ziet staat op onze eigen server en niet bij een lettertypedienst. Er is daarom geen cookiebanner en er is niets dat je hoeft te weigeren.

Eén ding wordt er wél bewaard, en alleen op het aanmeldscherm. Voer je daar de code uit sectie 4a in, dan bewaart je eigen browser een gegeven waaraan wij zien dat jouw e-mailadres bevestigd is. Zonder dat gegeven kun je de aanmelding niet afmaken, want dan zouden wij je bij elke volgende stap opnieuw om een code moeten vragen. Het is dus technisch noodzakelijk voor iets dat je zelf hebt gevraagd, en daarvoor hoeven wij je geen toestemming te vragen. Bezoek je de rest van de site, dan wordt er niets in je browser bewaard: op alle andere pagina's wordt de aanmeldtechniek niet eens ingeladen.

6. Met wie wij gegevens delen

Wij delen gegevens alleen met de partijen die deze website en onze e-mail technisch laten werken, en verder alleen als de wet ons daartoe verplicht. Wij verkopen nooit gegevens en wij geven niets door voor reclame van anderen.

  1. Netlify, onze websitehosting. Daar komen de technische toegangsgegevens uit sectie 3 terecht. Netlify is gevestigd in de Verenigde Staten; voor die doorgifte geldt wat in sectie 3 staat.
  2. De partijen die onze zakelijke e-mail verzorgen. Je bericht komt aan in onze mailbox bij onze Nederlandse mailprovider en wordt van daaruit doorgestuurd naar de mailbox waarin wij het lezen. Die tweede mailbox draait bij Google, dat je bericht mede in de Verenigde Staten verwerkt. Ook die doorgifte rust op het adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie voor het EU-US Data Privacy Framework, waaraan Google deelneemt. Bij dezelfde partij staat ook een versleutelde reservekopie van onze databank. De sleutel daarvan heeft Google niet.
  3. De partij die onze databank verzorgt. De gegevens die je bij het aanmelden invult, en de vastlegging van je akkoord, staan in onze databank bij Supabase. Dezelfde partij verstuurt en controleert de code uit sectie 4a. Wij hebben voor deze databank een omgeving in de Europese Unie gekozen.
  4. De partij die onze uitgaande e-mail verstuurt. De bevestigingsmail uit sectie 4a gaat via Mailgun, en wel via de Europese omgeving van die dienst. Onze mailfunctie weigert elk ander adres dan dat Europese adres.
  5. CijferZaak B.V., die onze technische voorzieningen beheert. De accounts waarop SoulPlanner draait, staan op naam van CijferZaak B.V. Die vennootschap beheert ze voor ons en mag de gegevens die erdoorheen lopen uitsluitend voor ons verwerken. Dat is op 1 oktober 2026 schriftelijk vastgelegd.

Meer partijen zijn er vandaag niet. Er staat op deze website geen enkel onderdeel van een ander bedrijf. Mails over afspraken bij een praktijk gaan via dezelfde partijen, in opdracht van die praktijk; zie sectie 1.

7. Hoe lang wij gegevens bewaren

  1. De technische toegangsgegevens uit sectie 3. Die bewaart de hostingpartij, volgens haar eigen beveiligingsbeleid. Wij kunnen ze niet inzien en dus ook niet bewaren of wissen.
  2. Je bericht aan ons. Dat bewaren wij zolang wij het nodig hebben om je vraag af te handelen, en daarna zolang wij redelijkerwijs kunnen verwachten dat je erop terugkomt.
  3. Je adres, als je bericht wilde krijgen wanneer SoulPlanner opengaat. Dat bewaren wij tot wij je dat ene bericht hebben gestuurd en verwijderen het daarna, of eerder als je laat weten dat je het niet meer wilt.
  4. Je aanmelding, je overeenkomst en je herroeping. Die bewaren wij zolang de overeenkomst loopt, en daarna zolang wij haar nodig hebben om onze rechten en verplichtingen te kunnen aantonen.
  5. De vastlegging van je akkoord uit sectie 4a. Die bewaren wij even lang als de overeenkomst zelf: zij is het bewijs daarvan. De code die je hebt ingevoerd bewaren wij niet; die vervalt kort na gebruik. Facturen bewaren wij zolang de wet ons verplicht onze administratie te bewaren.
  6. Reservekopieën. Onze databank gaat elke dag versleuteld in een reservekopie. Wat wij uit de databank verwijderen, kan daarin nog ruim twaalf maanden staan. Wij gebruiken die kopieën alleen om na een storing gegevens terug te zetten. Zetten wij een kopie terug, dan verwijderen wij opnieuw wat al verwijderd was.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage in je gegevens, op correctie, op verwijdering, op beperking van de verwerking, op overdracht van je gegevens, en op bezwaar.

Bezwaar en intrekken verdienen hier een eigen zin. Het bezoek aan onze website en het beantwoorden van je bericht rusten op ons gerechtvaardigd belang; daar kun je bezwaar tegen maken, en dan wegen wij jouw belang opnieuw tegen het onze. Heb je ons gevraagd om bericht wanneer SoulPlanner opengaat, dan rust dat op je eigen verzoek, en dat verzoek kun je altijd intrekken. In beide gevallen is één regel per e-mail genoeg.

Een verzoek indienen kan per e-mail via het adres in sectie 10. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van een maand na ontvangst.

Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

9. Wijzigingen van deze verklaring

SoulPlanner is in ontwikkeling. Komt er een functie bij waarbij wij meer of andere gegevens verwerken, dan passen wij deze verklaring aan vóórdat die functie opengaat. Op deze pagina staat altijd de actuele versie, herkenbaar aan de versieregel bovenaan.

10. Contact

Mediumschool Amsterdam HemelsWijs B.V.
TT Vasumweg 122, 1033 SH Amsterdam
Kamer van Koophandel 86201409
E-mail: ikwil@soulplanner.nl